Huoletonta kokousta edeltää huolellinen suunnittelu.

Tätä listaa voit käyttää apuna suunnitellessasi kokouksia:

• Tilaisuuden luonne ja sen päämäärä
• Tilaisuuden kesto ja sen ajankohta sekä vaihtoehtoiset päivämäärät
• Budjetti
• Osallistujien lukumäärä ja kansallisuus
• Tarvittavan tapahtumatilan koko ja vaatimukset, esim. pöytämuoto, valaistus
• Tarvittavat kokousvälineet
• Vieraslistat, kutsut ja muu tiedotus
• Kutsuvieraat, asiantuntijat ja puhujat
• Kokoustarjoilu ja sen ajankohdat (huom!erikoisruokavaliot)
• Majoituspalvelut ja kuljetukset
• Muut oheispalvelut, esim. tulkkaus
• Printit, tulosteet ja muu painettu materiaali
• Somistus; kukat, viirit, liput...
• Oheisohjelma